Quản lý Bất động sản (BĐS) là một lĩnh vực quan trọng trong kinh doanh BĐS, nhất là đối với các cao ốc căn hộ cao cấp, các cao ốc văn phòng cho thuê, các trung tâm thương mại, dịch vụ, các khu đô thị mới… Trong tay các nhà quản lý chuyên nghiệp, giá trị của BĐS sẽ không ngừng tăng lên. Họ sẽ luôn đảm bảo cho lợi ích của chủ nhân các căn hộ cũng như của chủ nhân các tòa nhà cho thuê trên cơ sở đảm bảo duy trì chất lượng và danh tiếng của công trình. Đây là một xu hướng mang tính phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh BĐS trên thế giới.
Để đảm bảo cho tòa nhà hoạt động ổn định cần tổ chức thực hiên một loạt các dịch vụ, liên quan đến một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau: Đảm bảo an ninh, trông giữ tài sản và phương tiện đi lại; Làm sạch thu gom rác thải, chăm sóc cảnh quan; Vận hành, duy tu và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà: máy bơm, máy phát điện, thang máy, hệ thống PCCC, điện, nước,…; Vấn đề nhân sự, giám sát hoạt động và tài chính hoạt động tòa nhà.
Thời gian qua cùng với quá trình đô thị hoá ở nước ta, loại hình nhà chung cư phát triển mạnh. Tuy nhiên, vấn đề quản lý ở nước ta còn chưa phát triển, mới chỉ dựa trên kinh nghiệm; trong khi đó, các văn bản pháp quy của Nhà nước lại ra đời chậm và không đồng bộ, dẫn đến công tác quản lý, khai thác và sử dụng nhà chung cư thời gian qua có nhiều bất cập, gây mâu thuẫn giữa chủ đầu tư và cộng đồng cư dân chung cư.
Quản lý BĐS là một dịch vụ cung cấp nhân công và điều hành nhân công thực hiện những công việc bảo vệ, vệ sinh, giao dịch với khách hàng thuê, vận hành điện, nước, bảo trì, bảo dưỡng toà nhà để toà nhà hoạt động tốt, kinh doanh đạt hiệu quả cao và đem đến cho chủ đầu tư.
Quản lý BĐS, mà quản lý chung cư là một thành phần, là dịch vụ BĐS đóng vai trò rất quan trọng trong việc khai thác sử dụng BĐS. Nếu dịch vụ này không tốt thì sẽ ảnh hưởng xấu tới việc tiêu thụ các sản phẩm BĐS và làm cho BĐS nhanh chóng bị xuống cấp. Thế nhưng thị trường dịch vụ quản lý BĐS nước ta hiện nay còn rất sơ khai, ít được quan tâm, không theo kịp thị trường kinh doanh BĐS, tư duy quản lý còn nặng ảnh hưởng của thời kỳ bao cấp.
1. Vai trò của quản lý BĐS nói chung và quản lý chung cư nói riêng:
Tăng thêm lợi nhuận
Qua sự quản lý chuyên nghiệp, khách hàng sẵn sàng trả giá cao hơn để được những dịch vụ hoàn hảo. Khách hàng sẽ ở trong toà nhà lâu hơn khi tòa nhà đó được quản lý một cách chuyên nghiệp.
Giảm bớt chi phí, doanh thu cao hơn
Với hệ thống quản lý đồng bộ, chế độ bảo dưỡng hợp lý đó là một lợi thế giúp giảm tối đa chi phí vận hành hơn cho chủ toà nhà. Với việc quản lý bất động sản chuyên nghiệp sẽ giúp vận hành toà nhà một cách hiệu quả với chi phí hợp lý nhất trong khoản ngân sách có hạn của chủ đầu tư.
Chăm sóc tài sản
Quản lý BĐS góp phần vào việc chăm sóc các tài sản trong toà nhà một cách cẩn thận, chuyên nghiệp và quản lý một cách đúng đắn. Đây là sự chăm sóc cho giá trị tài sản của chủ đầu tư. Một bất động sản nếu được quản lý tốt không chỉ đảm bảo thu hồi vốn cho chủ mà còn góp phần nâng cao giá trị tài sản thông qua việc tái đầu tư lại cho tòa nhà.
Bảo đảm gia tăng giá trị toà nhà
Những nhà quản lý BĐS có kinh nghiệm để hiểu biết về thị trường và có những cách để làm tăng giá trị tài sản tòa nhà. Đây có thể là một cách liên hệ tốt với khách hàng và quản lý, chăm sóc tốt các khách hàng đang sử dụng trực tiếp lợi ích tòa nhà, hay cũng có thể là sự giới thiệu một cách cải tiến bất động sản để làm tăng trưởng lợi nhuận và làm tăng danh tiếng của tòa nhà.
Sự an tâm cho chủ đầu tư và khách hàng
Một mặt, quản lý BĐS dự tính các rủi ro để có thể tối thiểu hoá chúng, giúp cho chủ đầu tư có thể kiểm soát được toàn cảnh của vấn đề. Mặt khác, khi toà nhà được quản lý một cách chu đáo, nó đảm bảo cho người dân sống trong đó được hưởng các tiện ích, cơ sở hạ tầng,… luôn ở trong trạng thái hoạt động tốt, các dịch vụ được tối ưu hóa, tạo nên một môi trường lý tưởng, bền vững
2. Thực trạng của quản lý chung cư:
Những năm qua, chung cư đã trở thành loại hình nhà ở phổ biến ở các đô thị và đang ngày càng phát triển đá dạng. Tuy nhiên, đến nay, hệ thống pháp luật Việt Nam chưa có những chế tài đủ mạnh để điều chỉnh các mối quan hệ phức tạp trong loại hình nhà ở này.
Thực tiễn cho thấy việc quản lý sử dụng nhà chung cư khá đa dạng, phức tạp, xuất phát từ quyền và nghĩa vụ các bên khi tham gia vào hoạt động này không đồng nhất; dễ dẫn đến các bất cập như người dân tùy tiện cơi nới, sữa chữa nhà, lấn chiếm không gian, lấn chiếm phần diện tích thuộc sở hữu chung, tranh chấp diện tích thuộc sở hữu chung (nhất là tại các nhà chung cư cũ); mâu thuẫn giữa bên cung cấp dịch vụ với người sử dụng dịch vụ về mối tường quan giữa chất lượng và giá dịch vụ quản lý vận hành, mâu thuẫn về quỹ bảo trì giữa chủ đầu tư với cư dân….Trong khi đó, một số quy định về quản lý sử dụng nhà chung cư tại Luật nhà ở năm 2014 các văn bản hướng dẫn thi hành cũng còn chồng chéo, chưa cụ thể, rõ ràng, chưa điều chỉnh hết các vấn đề phát sinh trong hoạt động quản lý nhà chung cư nên việc quản lý còn gặp nhiều khó khăn. Tranh chấp giữa ban quản trị, chủ đầu tư và tập thể cư dân; tranh chấp trong quá trình quản lý, vận hành nhà chung cư, tranh chấp về quỹ bảo trì, phí quản lý đã và đang là vấn đề cấp bách cần giải quyết.
Một tồn tại nữa gây khó khăn cho việc quản lý chung cư hiện nay là tình trạng chung cư vừa kết hợp để ở vừa làm văn phòng cho thuê. Tuy nhiên đây là một vấn đề khá phức tạp nên các bên chưa thể giải quyết triệt để và vẫn tồn tại không hề bị xử phạt.
Thêm vào đó, hầu như các công ty kinh doanh BĐS trong nước mới chỉ tập trung quản lý những BĐS có quy mô, giá trị nhỏ của chính công ty mình đầu tư. Những khu đô thị mới, những tòa cao ốc văn phòng, những cao ốc căn hộ cao cấp đã và đang mọc lên hàng loạt nhưng bóng dáng của các nhà quản lý BĐS Việt Nam ở đó vẫn còn rất mờ nhạt. Nói đến quản lý BĐS, người ta chỉ thấy tên tuổi của các nhà quản lý, các công ty quản lý BĐS hàng đầu trên thế giới hiện đã có mặt tại Việt Nam. Hiện tại, các công ty BĐS quốc tế lớn đang thực hiện quản lý hầu hết các tòa cao ốc ở nước ta: Chesterton (Anh), Dining & Associates (Anh), CB Richard Ellis-CBRE (Mỹ)… Hoặc tập trung vào tay một số “ông lớn” như: Savills, PMC, Savista…
Nói chung, việc quản lý BĐS ở Việt Nam vẫn chưa có mô hình quản lý cụ thể và chuyên nghiệp, hầu hết chỉ làm theo kinh nghiệm, khi có sự cố xảy ra mới đưa ra các quy định để giải quyết do đó không thể kiểm soát được các vấn đề một cách tổng thể; cộng với việc thiếu cơ sở pháp lý đầy đủ khiến cho quản lý BĐS trong nước rất bất lợi khi cạnh tranh với các công ty quản lý BĐS nước ngoài.
3. Giải pháp tăng hiệu quả quản lý chung cư
3.1.Hoàn thiện cơ chế quản lý BĐS nói chung và quản lý chung cư nói riêng
Để hoàn thiện cơ chế quản lý BĐS cần phải có sự tham gia của các bên: chính sách Nhà nước đúng đắn và sự phối hợp của đơn vị quản lý và khách hàng.
Sự tham gia của chính quyền
Để bảo đảm các điều kiện cần và đủ cho công tác quản lý, chính quyền cần ban hành quy định chất lượng nhà chung cư khi đưa vào sử dụng; kiên quyết không cho phép sử dụng khi nhà ở không đúng quy hoạch, không đồng bộ hạ tầng kỹ thuật, xã hội, không bảo đảm an ninh, an toàn, vệ sinh môi trường… Thực tế, hầu hết các nước tiên tiến trên thế giới đều thành lập ra tổ chức quản lý nhà chung cư, với nguyên tắc tương xứng về trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích, phục vụ nhu cầu của chủ sở hữu. Cùng với đó, phải có sự kiểm tra, giám sát, hướng dẫn của chính quyền đô thị. Đặc biệt, để tránh tranh chấp, khi bán các căn hộ, trong hợp đồng mua bán phải mô tả rõ không gian chung, địa giới đất, quy định sử dụng, tốt nhất nên quy định rõ tầng hầm thuộc sở hữu chung…
Nên có Luật chung cư
Đánh giá “các chung cư mới hình thành chưa nhiều” song có hàng loạt mâu thuẫn phức tạp, khó giải quyết hiện nay như ai sẽ trả tiền sử dụng đất khi làm thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất? Ai là người sở hữu tầng 1, tầng hầm và tầng thượng của nhà chung cư? Ai có trách nhiệm chăm sóc vườn hoa, cây cảnh trong khuôn viên khu chung cư? Hơn nữa, khi chung cư không chỉ dùng để ở mà còn dùng làm văn phòng cho thuê, và cả các hoạt động dịch vụ thương mại, ngân hàng, tài chính… thì việc quản lý, sử dụng càng phức tạp hơn.
Một trong những giải pháp để khắc phục tình trạng nêu trên là bắt tay vào xây dựng “Luật Chung cư”. Trong quan điểm lập pháp của Luật Chung cư, cách nhìn về sở hữu, sử dụng, quản lý khu chung cư phải theo hướng chất lượng cao và hiện đại, khác hẳn với cách “ứng xử” với các khu tập thể trước đây. Đặc biệt, phải phân định rõ phần thuộc sở hữu chung và phần sở hữu riêng của nhà chung cư cùng quyền lợi và nghĩa vụ tương ứng.
3.2. Xây dựng mô hình quản lý chung cư hiệu quả:
Hoạt động quản lý phức tạp như quản lý chung cư sẽ không thành công nếu tổ chức bộ máy quản lý không hiệu quả và công kềnh. Với mỗi loại chung cư có quy mô khác nhau, tổ chức bộ máy quản lý cũng có những đặc trưng và nhiều nét riêng biệt. Tuy nhiên, tổ chức bộ máy quản lý vẫn phải đảm bảo các chức năng của chung cư được hoàn thành tốt, chung cư được khai thác và sử dụng hiệu quả, do vậy trong quản lý phải đáp ứng được những yêu cầu chủ yếu sau:
– Một là, phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của tổ chức quản lý, phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý chung cư. Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ chủ yếu để từng tổ chức quản lý chung cư tổ chức bộ máy quản lý của mình.
– Hai là, phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể nhân viên trong tổ chức, công ty.
– Ba là, phải phù hợp với quy mô, công năng, với đặc điểm kinh tế kỹ thuật của chung cư. Đối với những chung cư có quy mô lớn, hiện đại và cao cấp hơn, việc bộ máy quản lý được phân chia, tổ chức các bộ phận chức năng chuyên môn hóa sâu hơn, do đó cần thiết và có thể tổ chức nhiều phòng chức năng hơn các chung cư có quy mô nhỏ hơn.
– Bốn là, phải đảm bảo yêu cầu vừa tinh giản, vừa vững mạnh trong bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý được coi là tinh giản khi số bộ phận chức năng ít nhất và hoàn thành đầy đủ các chức năng quản lý. Nó được coi là vững mạnh khi những quyết định của nó được chuẩn bị một cách chu đáo, có cơ sở khoa học, sát với thực tiễn; khi những quyết định ấy được mọi bộ phận, mọi người chấp hành với tinh thần kỷ luật nghiêm khắc và ý thức tự giác đầy đủ.
Tổ chức bộ máy quản lý đáp ứng được những yêu cầu trên, nhà quản lý đứng đầu và chỉ đạo một bộ máy làm việc hiệu lực, vừa đáp ứng được yêu cầu về quản lý hiệu quả vừa phát triển và gia tăng giá trị cho chung cư.
3.3. Nâng cao chất lượng và tăng cường số lượng nguồn nhân lực:
Bên cạnh hoạt động mở rộng quy mô đội ngũ nhân viên quản lý thì chất lượng nguồn nhân lực cũng là một vấn đề đáng chú ý. Để đảm bảo chất lượng, hiệu quả làm việc của nhân viên, đồng thời giảm thiểu được chi phí đào tạo lại cho các nhân viên mới thì công ty cần phải chú trọng ngay từ trong công tác tuyển dụng lao động. Thông qua các buổi phỏng vấn về các lĩnh vực chuyên môn, trưởng bộ phận nhân sự và bộ phận liên quan cần đánh giá một cách chính xác năng lực, trình độ của người lao động, có đủ để đáp ứng yêu cầu không. Muốn làm được điều này thì hình thức, trình tự các khâu trong quy trình tuyển chọn phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý. Năng lực, trình độ của người phỏng vấn cũng là một vấn đề quan trọng. Người phỏng vấn phải là người có tầm hiểu biết sâu rộng, đặc biệt là về các lĩnh vực chuyên môn, đồng thời phải có khả năng nhìn nhận, nắm bắt được khả năng của người được phỏng vấn. Từ đó mới có thể đánh giá chính xác năng lực của họ.
Để nâng cao mặt bằng trình độ chung cho các nhân viên trong bộ máy quản lý chung cư, công ty cần thường xuyên tổ chức các khóa học, các lớp tập huấn nâng cao trình độ, chuyên môn cho các nhân viên.
Môi trường làm việc cũng là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả làm việc của từng cá nhân trong công ty. Do vậy, công ty cần tạo ra một mơi trường làm việc năng động, sáng tạo với tâm lý thoải mái, dễ hòa đồng để cho mỗi cá nhân có thể không chỉ thực hiện tốt nhiệm vụ chức năng của mình mà còn phát huy hết năng lực bản than, chủ động trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh một cách tốt nhất.
3.4. Giải pháp về trang thiết bị và phương tiện quản lý:
Trong điều kiện hiện nay thì việc ứng dụng công nghệ vào quản lý BĐS để tạo sự cạnh tranh cũng là điều cần thiết trong thị trường chung cư đang bão hoà hiện nay. Một trong những công nghệ đó là BMS – toà nhà thông minh.
Mục tiêu của BMS (Hệ thống quản lý tòa nhà) là tập trung hóa và đơn giản hóa việc giám sát, vận hành và quản lý tòa nhà. BMS cho phép nâng cao hiệu suất của tòa nhà bằng cách giảm chi phí nhân công, chi phí năng lượng và cung cấp môi trường làm việc thoải mái và an toàn cho con người.
Ngoài ra còn có thể kể đến các ứng dụng công nghệ khác được sử dụng như các phần mềm quản lý chung cư…
3.5. Chăm sóc khách hàng:
Chủ động, tích cực, thường xuyên lắng nghe những phản hồi từ phía khách hàng thông qua những phiếu điều tra, thông tin trực tiếp của khách hàng… để duy trì, giữ vững mối quan hệ với khách hàng nhằm mục đích có sự hợp tác, phối hợp từ phía khách hàng khi xảy ra các sự cố. Bên cạnh đó, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng để cung cấp các dịch vụ phụ trợ, nhằm gia tăng sự tiện nghi, hài lòng khi sinh hoạt tại chung cư.
Nhằm mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng và làm tăng sự hài lòng của khách hàng thì việc giải quyết các vấn đề phát sinh cần được quan tâm hơn nữa. Cụ thể, tất cả các nhân viên thuộc bộ máy quản lý của chung cư cần phải nhận thức rõ, nắm bắt được chức năng, vai trò và nhiệm vụ vị trí mình đảm nhiệm, của các thành viên khác trong cùng bộ phận và mối quan hệ cụ thể đối với từng bộ phận chức năng trong chung cư. Có như vậy, khi ở trong tình huống phải giải quyết vấn đề phát sinh, nhân viên sẽ chủ động trong tiếp nhân và giải quyết vấn đề. Các cán bộ cấp trên có thể tổng hợp lại các tình huống và xây dựng thành quy trình giải quyết vấn đề nếu cần thiết.
Trong thị trường bất động sản nước ta hiện nay, việc xây dựng nhà chung cư cao tầng tại các đô thị là một xu hướng tất yếu. Với những nguồn cung đang không ngừng gia tăng thì việc làm sao để khách hàng hài lòng và lựa chọn sản phẩm là điều cần thiết. Vì khi kinh tế càng phát triển, đời sống ngày càng nâng cao, người dân hiện nay không chỉ mong muốn có được một ngôi nhà tốt mà c̣òn cần một môi trường sống đảm bảo. Do vây, một tòa cao ốc sẽ dễ dàng được chấp nhận khi khách hàng nhận thấy ở đây đảm bảo đầy đủ các dịch vụ từ an ninh cho đến vệ sinh môi trường.
Thực tế là ngày nay những chung cư, căn hộ ngày càng cần phải quan tâm nhiều hơn đến dịch vụ quản lý bất động sản. Một khi thị trường đã có sự quan tâm và chuyển đổi thì dịch vụ quản lý bất động sản cũng chuyển đổi theo hướng mới hơn, chuyên nghiệp hơn. Đổi mới diện mạo của lĩnh vực quản lý bất động sản trong thị trường ngày một cạnh tranh là việc mang tính “đi trước, đón đầu”.
– Giám đốc chị Nhánh Viện Doanh Chủ tổng hợp-
